Гостей: 2
Пользователей: 0
Всего пользователей: 2
Новый пользователь: Prorok
|
|
|
Секреты и правила деловой переписки |
|
Если письмо сформулировано так, что на него можно ответить просто «ок», то ответ, скорее всего, будет получен гораздо быстрее. Например, если есть несколько вариантов что делать, предложите какой-нибудь вариант по умолчанию.
Текст не должен содержать ошибок. Очепятки не страшны, но если вы в каждом письме пишете и пишете слово неверно, это становится заметно очень быстро, и ваша «тройка» с минусом по русскому становится очевидной (как и умозрительные дальнейшие выводы о вашем общем уровне образования и культуры).
Старайтесь не использовать html-форматирование письма. К сожалению, этот формат написания писем стоит по умолчанию в Outlook, но при его использовании, особенно при цитировании (ответах и пересылке), возникает масса вопросов.
Если вы получили письмо в html-формате НЕ меняйте его на plain-text, это ломает восприятие информации отправителем при получении вашего ответа. Чем важнее вам ваш корреспондент, тем важнее сохранить его адекватное восприятие. Справиться с выделением своих ответов в html-цитировании можно цветом, а можно и кнопочкой «Уменьшить отступ» на панели форматирования html (хотя там есть капризные нюансы).
Цитируйте текст оригинального письма. Как вы думаете, что бы это значило? Я тоже не знаю:
To: Андрей Грищенко
Subject: Re[6]: Re: Re: Вопрос
Ok!
Вася
Никогда не правьте в цитировании текст другого человека! Это своего рода подделка писем.
При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце.
Если вы отвечаете по пунктам, используя цитирование, отделите цитату пустыми строками СВЕРХУ И СНИЗУ и используйте Большие Буквы в начале предложений. Попробуйте найти ответы тут:
> предлагаем заменить логотип на прилагающийся,
> так как этот сильно пестрый на фоне
не нашли логотипа в аттаче
> надпись поправьте – вместо «рыба» надо писать «раба»!
> иначе нас неверно поймут
надпись поправили, извините
> и последнее…
и вот тут:
> предлагаем заменить логотип на прилагающийся,
> так как этот сильно пестрый на фоне
Не нашли логотипа в аттаче!
> надпись поправьте – вместо «рыба» надо писать «раба»!
> иначе нас неверно поймут
Надпись поправили, извините.
> и последнее…
Неудобно, когда в ходе решения одного вопроса с какого-то момента вместо ответа на предыдущую переписку вдруг начинается новое чистое письмо. После этого каждый раз приходится отыскивать предыдущую переписку по этой теме и проверять, что круг корреспондентов тот же (или нужный).
Не отправляйте письмо, не прочитав то, что вы написали. Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия». Проверьте грамматические ошибки. Проверьте, что вы ответили на все вопросы, которые задавал корреспондент.
Вложения (attaches)
Нормальным (и надежным) считается высылать без предупреждения вложения до 2–3 мегабайт. Если вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его почтовый сервер — у некоторых людей могут быть dial-up модемы, либо почта читается с телефона.
Не вкладывайте в письма файлы с раширениями EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR — многие почтовые клиенты или сервера намертво блокируют или отрезают такие вложения, и адресат их никогда не получит. Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте.
Не вкладывайте в тело html-письма письма звук, видео, флэш-анимации и прочее — они запускаются при включенном автопросмотре у получателя, что может доставить ему неудобства. Вообще, лучше не используйте html-формат.
Воздержитесь от вложений сомнительного содержания («клубнички», политической рекламы и агитации, расистских или националистических материалов) — во-первых, ваш корреспондент может не разделять ваши вкусы или точку зрения, во-вторых, вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где применяется перлюстрация почты.
Подпись (signature)
Ее наличие полезно тем, что в ней есть ваша контактная информация. Это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм.
Подпись не должна превышать 5–6 строк. Она должна включать в себя минимум вашу фамилию, имя и должность. Полезно также указать служебный телефон, электронный адрес, название и адрес компании, ее сайт.
Имейте два варианта подписи — для инициативных (собственных) писем и ответов. Для ответов достаточно просто:
С уважением,
Андрей Грищенко |
|
Вы не зарегистрированы? Нажмите здесь для регистрации.
Забыли пароль? Запросите новый здесь.
|
|
